Come gestire il magazzino di una PMI: strumenti utili

Non bisogna essere una grande attività per avere un magazzino complesso. Per questo è possibile che quando una piccola azienda affronta la gestione di magazzino possa incontrare difficoltà nella scelta degli strumenti di gestione a supporto e nelle attività da implementare.

Anche nelle piccole realtà, infatti, la logistica può diventare difficile da organizzare. È sufficiente un piccolo errore per causare gravi danni all’impresa.  Per evitare un calo delle prestazioni occorre pertanto ottimizzare la gestione del magazzino e investire negli strumenti giusti.

Gestione della logistica e del magazzino: alcuni consigli

L’organizzazione della logistica è estremamente complessa in ogni realtà. Nei magazzini, infatti, è dove avviene la gestione delle merci, la loro movimentazione e la loro tracciabilità. È sufficiente una svista in una di queste fasi per causare fastidiose conseguenze. Per esempio, errori nell’inventario possono portare all’esaurimento anticipato della merce, con conseguenze su tutta l’organizzazione che dovrà, a quel punto, lavorare in urgenza. Inoltre, una gestione automatizzata del magazzino, grazie a un gestionale condiviso da tutti, consente di dimezzare i tempi e velocizzare il riassortimento e le comunicazioni sia interne all’azienda, sia esterne, verso la clientela di riferimento.

È bene, pertanto, individuare gli elementi chiave per una corretta impostazione del magazzino. È importante:

• Classificare i prodotti. È opportuno avere sempre chiaro quali prodotti sono presenti all’interno del magazzino e valutarne il grado di importanza: quali sono i più venduti e quali, invece, quelli meno? Sulla base di queste considerazioni, si può stabilire quante scorte immagazzinare.
• Calcolare i costi di mantenimento delle scorte. Quest’ultime sono tra gli elementi più difficili da gestire. Se in eccesso, potrebbero causare un aumento dei costi per l’azienda derivanti dalla loro ordinazione superflua, dal conseguente mantenimento e da eventuali deterioramenti del loro status (ad es. per via della perdita di valore o danneggiamenti). Per evitare spese superflue occorre prevedere le necessità ed elaborare una strategia per le eccedenze.
• Registrare la merce. Mantenere la tracciabilità della merce, dall’arrivo in magazzino fino alla spedizione, permette una gestione efficiente. Per farlo, si devono realizzare inventari fisici e/o fare controlli a campione.
• Scegliere i punti di riordino. Stabilire qual è il livello di scorte presenti in magazzino oltre il quale non scendere consente di avere ben chiaro quando è il momento di emettere un nuovo ordine e evitare l’esaurimento dei prodotti disponibili.
• Scegliere bene il software gestionale. È evidente, a questo punto, come gestire il magazzino sia un’attività estremamente complessa. Per questo motivo avere uno strumento che permette di ridurre tempi, processi ed errori è quanto mai essenziale.

Gestionale per magazzino e azienda: funzionalità indispensabili

Ma quali sono le caratteristiche che un software gestionale deve assolutamente avere? Per mantenere le complessità della gestione dell’area logistica e ottimizzare i processi lavorativi, uno strumento, per essere veramente utile, deve innanzitutto offrire una panoramica completa e aggiornata di quella che è la situazione in tempo reale del magazzino.

Se la complessità della gestione dei magazzini è elevata, ne consegue che tante devono essere le funzionalità che un buon software gestionale dovrebbe avere per consentire di monitorare e operare agilmente su ogni aspetto della logistica. Tra quelle indispensabili ci sono:

• Visuale delle scorte aggiornata. Tutte le giacenze, la merce in arrivo, gli articoli esauriti e quelli da riordinare devono essere sempre monitorabili.
• Calcolo della stima di riordino e dei tempi di fine scorta. In questo modo sarà possibile sapere quando è il momento di aumentare le scorte in magazzino e fare nuovi ordini d’acquisto.
• Consentire l’uso agevole di codici a barre e terminali portatili. La stampa di etichette personalizzate e l’utilizzo di strumenti come i lettori di codici a barre e terminali laser portatili velocizza il lavoro in magazzino. 
• Semplificazione dei movimenti di carico e scarico. Attraverso uno storico movimenti, tutta la movimentazione delle merci deve poter essere tenuta sotto controllo.
• Tracciabilità dei prodotti attraverso lotti e seriali. Ogni articolo ed ogni ordine deve poter essere monitorato in qualsiasi momento. Con l’associazione a lotti e seriali, si potrà sapere in qualsiasi momento se è stato movimentato, acquistato o venduto.
• Inventario di magazzino. Realizzare un inventario può risultare difficile, per questo un buon gestionale deve consentirne la realizzazione in maniera semplificata, fornendo una fotografia delle giacenze in qualsiasi momento. 
• Gestione di più magazzini contemporaneamente. Si tratta di una funzione molto utile per le aziende più grandi e, soprattutto, in caso di crescita dell’attività.

Sulla base di queste necessità, Danea ha sviluppato Easyfatt, un software gestionale pensato per tutte le imprese e i liberi professionisti che hanno l’esigenza di organizzare uno o più magazzini. Si tratta di una soluzione a elevata efficienza, che oltre ad includere le caratteristiche già menzionate, permette anche di presiedere attività che, più o meno direttamente, vanno a coinvolgere il magazzino, come la generazione di preventivi, l’emissione di ordini e fatture, la gestione di clienti e fornitori, l’integrazione con gli e-commerce. Insomma, un alleato prezioso che semplifica il lavoro e snellisce la gestione di ogni processo.